Die Verwaltung einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) oder Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) spielt eine zentrale Rolle, wenn es um die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums innerhalb einer Wohnanlage geht. Aber wer darf diese wichtige Aufgabe übernehmen? Die Antwort hängt davon ab, ob die Verwaltung intern durch Eigentümer oder extern durch professionelle Verwalter erfolgt. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet das Wohnungseigentumsgesetz (WEG).
Kurzgesagt
Die Verwaltung einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) oder Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) dürfen übernehmen:
- Zertifizierte Verwalter: Personen, die eine Prüfung vor der IHK bestanden haben oder aufgrund bestimmter Berufsabschlüsse gleichgestellt sind.
- Nicht-zertifizierte Verwalter: Grundsätzlich darf jeder die Verwaltung übernehmen, aber seit 01.12.2023 können Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen.
- Selbstverwaltung: In kleinen WEGs (8 oder weniger Einheiten) kann ein Eigentümer als Verwalter fungieren, ohne zertifiziert zu sein.
- Juristische Personen oder Personengesellschaften: Wenn ihre mit der WEG-Verwaltung betrauten Mitarbeiter zertifiziert oder gleichgestellt sind.
Die Zertifizierung ist keine Pflicht, erhöht aber die Chancen auf Bestellung und gilt als Qualitätsmerkmal.
Selbstverwaltung durch Eigentümer
Nach § 18 Abs. 1 WEG steht es den Eigentümern grundsätzlich zu, die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums selbst zu übernehmen. Dies kann in zwei Formen erfolgen:
- Echte Selbstverwaltung: Bei dieser seltenen Form übernehmen alle Eigentümer gemeinsam die Verwaltung. Diese Art der Verwaltung ist oft schwierig umzusetzen, da es eine hohe Abstimmungsbereitschaft und Organisation unter allen Eigentümern erfordert.
- Unechte Selbstverwaltung: Weit verbreiteter ist die „unechte“ Selbstverwaltung. Hier wird ein interner Verwalter aus der Gemeinschaft der Eigentümer gewählt. Dieser übernimmt dann alle Verwaltungsaufgaben und wird von der Eigentümergemeinschaft unterstützt.
Vorteile der Selbstverwaltung
- Kosteneinsparungen: Da kein externer Verwalter bezahlt werden muss, können die Verwaltungskosten geringer ausfallen.
- Transparenz: Da die Verwaltung intern erfolgt, behalten die Eigentümer einen direkten Überblick über alle Vorgänge.
Nachteile der Selbstverwaltung
- Zeitaufwand und Expertise: Die Verwaltung erfordert viel Zeit und Fachwissen. Oft fehlt es den internen Verwaltern an den notwendigen rechtlichen oder technischen Kenntnissen.
- Konfliktpotenzial: Da die Verwaltung in den Händen eines Eigentümers liegt, können persönliche Interessen in den Vordergrund rücken, was zu Konflikten führen kann.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Kosteneinsparungen: Da kein externer Verwalter bezahlt werden muss, können die Verwaltungskosten geringer ausfallen. | Hoher Zeitaufwand: Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erfordert viel Zeit, die die Eigentümer oft neben ihren beruflichen und persönlichen Verpflichtungen aufbringen müssen. |
| Transparenz: Da die Verwaltung intern erfolgt, behalten die Eigentümer einen direkten Überblick über alle Vorgänge. | Konfliktpotenzial: Da die Verwaltung in den Händen eines Eigentümers liegt, können persönliche Interessen in den Vordergrund rücken, was zu Konflikten führen kann. |
| Flexibilität: Die Selbstverwaltung ermöglicht es den Eigentümern, kurzfristig auf Veränderungen oder besondere Bedürfnisse der Gemeinschaft zu reagieren. | Mangelnde Expertise: Es kann an professionellem Wissen in rechtlichen, technischen oder finanziellen Belangen mangeln, was zu suboptimalen Entscheidungen führen kann. |
| Gesteigerte Verantwortlichkeit: Eigentümer, die aktiv an der Verwaltung beteiligt sind, fühlen sich oft stärker für das Wohlergehen der Anlage verantwortlich. | Rechtliche Risiken: Fehler in der Verwaltung können rechtliche Folgen haben, besonders wenn gesetzliche Vorschriften nicht eingehalten werden. |
| Administrative Überlastung: Die Verwaltungsaufgaben können überwältigend sein und zu einer Vernachlässigung führen, wenn die Eigentümer die Belastung unterschätzen. |
Professionelle WEG-Verwaltung
In den meisten Fällen entscheiden sich Wohnungseigentümergemeinschaften dafür, einen externen professionellen Verwalter zu beauftragen. Diese Person oder Firma wird durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümer gewählt und schließt anschließend einen Verwaltervertrag mit der Gemeinschaft ab.
Aufgaben des professionellen Verwalters
- Finanzielle Verwaltung: Dazu gehören die Verwaltung der Hausgelder, die Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnungen sowie das Mahnwesen bei Zahlungsrückständen.
- Technische Betreuung: Der Verwalter überwacht und organisiert Instandhaltungsmaßnahmen und koordiniert notwendige Reparaturen.
- Administrative Aufgaben: Er organisiert Eigentümerversammlungen, setzt Beschlüsse um und übernimmt die Kommunikation zwischen Eigentümern, Behörden und Dienstleistern.
Vorteile der professionellen Verwaltung
- Fachwissen und Erfahrung: Ein professioneller Verwalter bringt das notwendige Fachwissen und die Erfahrung mit, um die Verwaltung effizient und rechtssicher durchzuführen.
- Zeitersparnis: Eigentümer müssen sich nicht selbst um die Verwaltung kümmern und können sich auf den Verwalter verlassen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Fachwissen und Erfahrung: Ein professioneller Verwalter bringt das notwendige Fachwissen und die Erfahrung mit, um die Verwaltung effizient und rechtssicher durchzuführen. | Höhere Kosten: Professionelle Verwaltung ist in der Regel teurer als Selbstverwaltung durch Eigentümer. |
| Zeitersparnis: Eigentümer müssen sich nicht selbst um die Verwaltung kümmern und können sich auf den Verwalter verlassen. | Geringere direkte Kontrolle: Eigentümer haben weniger unmittelbaren Einfluss auf tägliche Verwaltungsentscheidungen. |
| Rechtssicherheit: Professionelle Verwalter sind in der Regel besser über aktuelle Gesetzesänderungen und Rechtsprechung informiert, was das Risiko von rechtlichen Fehlern und daraus resultierenden Haftungsfällen für die WEG minimiert. | Mögliche Interessenkonflikte: Bei der Auftragsvergabe können Eigeninteressen des Verwalters eine Rolle spielen. |
| Professionelles Netzwerk: Zugang zu einem breiten Netzwerk von Fachleuten wie Handwerkern, Rechtsanwälten und Steuerberatern. | Abhängigkeit von externem Dienstleister: Die WEG ist auf die Leistung und Zuverlässigkeit des Verwalters angewiesen. |
| Zugang zu Spezialwissen: Möglichkeit, bei komplexen Fragen Experten für spezielle Themen wie Energieeffizienz oder Baurecht hinzuzuziehen. | Standardisierte Prozesse: Einheitliche Verfahrensweisen können die Flexibilität bei individuellen Lösungen einschränken. |
| Kontinuierliche Weiterbildung: Regelmäßige Schulungen stellen sicher, dass Verwalter stets auf dem neuesten Stand sind. | Persönliche Distanz: Weniger persönlicher Kontakt zwischen Verwalter und Eigentümern im Vergleich zur Selbstverwaltung. |
| Professionelle Software-Lösungen: Einsatz moderner Verwaltungssoftware für effiziente Buchhaltung und Kommunikatio | Möglicher Informationsverlust: Bei einem Verwalterwechsel kann es zu Verzögerungen oder Informationsverlusten kommen. |
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Anforderungen an gewerbliche WEG-Verwalter
Obwohl keine spezielle Berufszulassung für WEG-Verwalter vorgeschrieben ist, müssen gewerbliche Verwalter einige Voraussetzungen erfüllen, um die Verwaltung zu übernehmen:
- Nachweis der persönlichen Zuverlässigkeit: Ein Verwalter muss nachweisen, dass er vertrauenswürdig ist und keine rechtlichen Verfehlungen vorliegen.
- Geordnete Vermögensverhältnisse: Es muss sichergestellt werden, dass der Verwalter keine finanziellen Probleme hat, die seine Arbeit beeinträchtigen könnten.
- Sachkundenachweis und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung: Für gewerbliche Verwalter wird zukünftig möglicherweise ein Sachkundenachweis Pflicht, um sicherzustellen, dass der Verwalter über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung schützt die Eigentümergemeinschaft vor finanziellen Schäden, die durch Fehler des Verwalters entstehen könnten.
Zertifizierung von Verwaltern: Qualitätssicherung im Immobilienmanagement
Der Zertifizierungsprozess
Um die Zertifizierung zu erlangen, müssen Verwalter eine Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer (IHK) ablegen. Diese Prüfung umfasst rechtliche, kaufmännische und technische Aspekte der Immobilienverwaltung. Alternativ können bestimmte Berufsgruppen wie Volljuristen oder Immobilienkaufleute eine Gleichstellung beantragen. Der Prozess stellt sicher, dass zertifizierte Verwalter über ein fundiertes Fachwissen verfügen.
Vorteile für Eigentümer und Verwalter
Für Eigentümer bedeutet die Zertifizierung eine höhere Sicherheit bei der Auswahl eines kompetenten Verwalters. Sie können ab Dezember 2023 sogar die Bestellung eines zertifizierten Verwalters als Teil der ordnungsgemäßen Verwaltung verlangen. Verwalter profitieren von einem Wettbewerbsvorteil und können ihre Expertise nachweislich unter Beweis stellen.
Zertifiziert vs. Nicht-zertifiziert
Der Hauptunterschied liegt in der nachgewiesenen Qualifikation. Zertifizierte Verwalter haben ihre Fachkenntnisse offiziell bestätigt, was zu einer potenziell höheren Verwaltungsqualität führt. Nicht-zertifizierte Verwalter können zwar weiterhin tätig sein, entsprechen aber möglicherweise nicht mehr den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Verwaltung. Dies könnte in Zukunft zu Nachteilen bei der Auftragsvergabe führen. Die Zertifizierung schafft somit einen neuen Qualitätsstandard in der Immobilienverwaltung, von dem sowohl Eigentümer als auch professionelle Verwalter profitieren.
Rechtliche Haftung: Haftungsrisiken für Selbstverwaltung vs. professionelle Verwalter
Im Bereich der Wohnungseigentumsverwaltung ist die Frage der rechtlichen Haftung von zentraler Bedeutung. Hierbei ist zwischen Selbstverwaltung und professionellen Verwaltern zu unterscheiden:
Haftungsrisiken
Selbstverwalter haften grundsätzlich nach § 280 BGB für Pflichtverletzungen. Allerdings genießen sie gemäß § 31a BGB ein Haftungsprivileg bei leichter Fahrlässigkeit, sofern ihre Tätigkeit unentgeltlich ist. Bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz haften sie jedoch vollumfänglich.
Professionelle Verwalter hingegen unterliegen einer strengeren Haftung. Sie müssen für jede Form der Fahrlässigkeit einstehen und haften auch für leichte Versehen. Dies ergibt sich aus ihrer Stellung als Dienstleister und den höheren Anforderungen an ihre Fachkompetenz.
Versicherungsmöglichkeiten und -pflichten
Für Selbstverwalter ist der Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung dringend zu empfehlen, auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht. Diese Versicherung schützt vor finanziellen Folgen von Fehlern in der Verwaltungstätigkeit.Professionelle Verwalter sind seit der WEG-Reform 2020 gemäß § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG verpflichtet, eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abzuschließen und aufrechtzuerhalten. Die Mindestversicherungssumme beträgt 500.000 Euro für jeden Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres.
Es ist zu beachten, dass der Versicherungsschutz regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden sollte, um eine ausreichende Deckung sicherzustellen.
Fortbildungspflicht: Umfang und Inhalt der vorgeschriebenen Fortbildungen
Gemäß § 34c Abs. 2a der Gewerbeordnung (GewO) sind WEG-Verwalter verpflichtet, sich regelmäßig fortzubilden. Der gesetzlich vorgeschriebene Mindestumfang beträgt 20 Stunden innerhalb von drei Jahren. Diese Fortbildungen müssen folgende Themenbereiche abdecken:
- Rechtliche Grundlagen der Immobilienverwaltung
- Kaufmännische und technische Aspekte
- Kundenorientierung und Kommunikation
Die Inhalte sollen sicherstellen, dass Verwalter stets auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltungspraxis sind. Fortbildungen können in Form von Präsenzveranstaltungen, Online-Seminaren oder durch Selbststudium absolviert werden, solange sie nachweisbar sind.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Die Nichteinhaltung der Fortbildungspflicht kann erhebliche rechtliche und berufliche Konsequenzen nach sich ziehen:
- Ordnungswidrigkeit: Gemäß § 144 Abs. 1 Nr. 1m GewO kann ein Verstoß gegen die Fortbildungspflicht als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro geahndet werden.
- Gewerbeuntersagung: In schwerwiegenden Fällen oder bei wiederholten Verstößen kann die zuständige Behörde gemäß § 35 GewO die Ausübung des Gewerbes untersagen.
- Zivilrechtliche Haftung: Ein Verstoß gegen die Fortbildungspflicht kann als Pflichtverletzung im Sinne des Verwaltervertrags gewertet werden. Dies kann zu Schadensersatzansprüchen seitens der Wohnungseigentümergemeinschaft führen, insbesondere wenn Fehler aufgrund mangelnder Fachkenntnis entstehen.
- Vertragskündigung: Die Wohnungseigentümergemeinschaft könnte bei Bekanntwerden der Nichteinhaltung der Fortbildungspflicht den Verwaltervertrag aus wichtigem Grund kündigen.
- Reputationsschaden: Neben den rechtlichen Konsequenzen kann die Nichteinhaltung der Fortbildungspflicht zu einem erheblichen Reputationsschaden führen, der sich negativ auf die Geschäftstätigkeit auswirken kann.
Es ist daher dringend zu empfehlen, die vorgeschriebenen Fortbildungen gewissenhaft zu absolvieren und entsprechend zu dokumentieren.
